Emails del equipo · qué bandeja revisar y para qué
¿Por qué este sistema de emails?
Antes todos los avisos (de Hetzner, Cloudflare, GitHub, Anthropic, facturas, alertas de seguridad, downtime de servidores…) llegaban a una sola cuenta personal (edudomo2@gmail.com). Resultado: una bandeja con cientos de cosas mezcladas, donde una factura de Holded se perdía al lado de una alerta de seguridad y de un PR de GitHub.
Desde el 18-05-2026 los avisos se reparten en bandejas internas según el tipo de cosa que llega y quién tiene que actuar (8 en el arranque; 9 desde el 04-08-2026 con hello). Cada bandeja es un grupo Zoho: lo que llega ahí lo ven todos los miembros del grupo automáticamente.
Las 9 bandejas internas (@esfericlabs.com)
📋 Para devs y operaciones
| Bandeja | Quién la ve | Qué llega aquí · ejemplos |
|---|---|---|
| logworkspace | Dani + Edu | Informe semanal del Bibliotecario · métricas del workspace · informes internos automatizados |
| logcrearack | Dani + Edu | Alertas del SaaS funcionando (errores 500 de Django · Network Observatory · CNS · avisos de Dokploy tras deploy) · informes DMARC rua de los dominios (desde 21-07-2026) |
| infra | Dani + Edu | Cosas de la infraestructura física: Hetzner avisa de downtime del servidor · NetBird (la VPN de acceso a servidores) avisa de un peer caído o una key que expira · UptimeRobot detecta que la web está caída · Cloudflare DNS |
| dev-platform | Dani + Edu | Notificaciones de las plataformas que usan los devs: GitHub (PRs, issues, mentions) · Anthropic anuncia novedad · Google AI anuncia que un modelo se retira · Resend dashboard · CF Pages te avisa que un deploy ha fallado |
| security | Dani + Edu | Alertas de seguridad: GitHub Security · Dependabot security · Cloudflare Access registra un login raro · WAF detecta ataque · CVE en una librería |
| dev-billing | Dani + Edu | Límites o avisos de coste de los servicios que usan los devs: Anthropic dice “te acercas al límite” · Google AI Studio overage · GitHub Actions cerca del cap · CF Workers |
| factu | Solo Txell | Facturación de toda la vida: Holded recordatorios · Hetzner factura del mes · Zoho Mail renovación · facturas que envían proveedores de la SL |
| legal | Solo Txell | Cosas legales: GDPR · cambios de términos de servicio de algún proveedor · gestoría · notificaciones de Hacienda · contratos |
| hello | Los 3 (Edu + Dani + Txell) | Comercial del producto (desde 04-08-2026): todo lo que un cliente o interesado escribe a hello@crearack.com aterriza aquí (reenvío automático, ver bandejas del producto abajo). Acepta remitentes externos sin moderación — es su razón de ser. Cada uno se hace su carpeta dedicada; así los 3 ven “cómo va el ambiente” comercial |
🌐 Bandejas del producto (@crearack.com)
| Bandeja | Estado | Función |
|---|---|---|
| noreply | Activa | Es el remitente de los emails que el SaaS envía a sus usuarios (registro, password reset, alertas). NO recibe nada |
| support | Pendiente | Soporte técnico para los clientes del SaaS — cuando aparezca el primer cliente, lo activamos (mismo montaje que hello: 5 min) |
| hello | ✅ Activa (04-08-2026) | Comercial / demos / inquiries — el CTA de la landing (#138) y el “Contact us” de la página de registro (#137) apuntan aquí. Montaje: crearack.com no aloja buzones (el plan free de Zoho es de un solo dominio) → Cloudflare Email Routing reenvía hello@crearack.com al grupo hello@esfericlabs.com (los 3). Verificado de punta a punta el 04-08 con un email real desde Gmail externo. Límite honesto: solo RECEPCIÓN — al responder, el cliente ve tu dirección @esfericlabs.com. Para responder “como hello@crearack.com” hace falta Zoho Mail Lite (~1 €/usuario/mes, multi-dominio) — decisión aparcada a septiembre con Txell, cuando arranque la campaña de fundadores |
Cómo lo usas tú
Si eres Dani o Edu
- Si tienes algo abierto a primera hora: mira
infraprimero (si algo se ha roto de noche, ahí está). Despuéssecurity(cosas urgentes que requieren atención). El resto se puede revisar más tranquilo. dev-platformydev-billingno son urgentes: revísalas 1 vez al día. Son “noticias” más que “incendios”.logworkspaceylogcrearack: son informes y logs, principalmente lectura. No requieren actuar salvo que detecten algo raro.hello: si entra un interesado comercial, quien pueda responde (o se lo pasa a Txell a partir de septiembre). SIEMPRE se contesta — es la puerta de entrada de clientes.
Si eres Txell
factues tu bandeja principal de facturación. Todo lo que entra ahí va a contabilidad en Holded.legales para temas formales: GDPR, contratos, comunicaciones de la gestoría o Hacienda. Archivar y responder formalmente cuando proceda.helloserá tu bandeja comercial desde septiembre (campaña de clientes fundadores, #141): las respuestas a tus emails de contacto y las consultas de la web entran aquí.- Si llega algo técnico que no entiendes (por error fue a
factu), reenvíalo adev-platform@esfericlabs.comy nos lo miramos.
Si llega algo que no encaja
- ¿Aviso de algo que no esperabas y no sabes en qué bandeja debería haber ido? Avisa al grupo
dev-platform. Probablemente hay que reconfigurar el panel del servicio para que apunte a la bandeja correcta.
Caso especial · GitHub agrupa todo en dev-platform
GitHub es la única excepción del esquema: todas sus notificaciones (PRs, issues, mentions, security alerts, Dependabot, billing, Actions) llegan a dev-platform@esfericlabs.com y no se reparten entre security@ o dev-billing@ como el resto de servicios.
¿Por qué? Cuando se montó el esquema (18-05-2026), la cuenta GitHub CreaRackSL era de tipo “User” y el “Custom routing” (mandar distintos tipos de notificación a emails diferentes) solo existe en cuentas Organization. Actualización 24-07-2026: la cuenta ES Organization desde el 19-05-2026 (migración s74), así que el Custom routing ya es posible — está pendiente de configurar, solo merece la pena si el ruido crece.
¿Qué significa en la práctica? Dani+Edu (que reciben dev-platform@) ven mezcladas las novedades normales de los repos con los avisos de seguridad y billing de GitHub. El volumen es bajo (~1-2 alerts de seguridad por semana, ~1 factura al mes), así que el ruido es manejable.
Detalle técnico de opciones (Custom routing de la Org, filtros Zoho, webhook) en la página tech: [[crearack-tech—admin—email-routing-architecture]].
Filtros personales · cómo se ordena tu buzón (desde 11-08-2026, los 3)
Además de las bandejas de grupo, cada buzón personal tiene un juego de filtros que reparte automáticamente lo que entra en carpetas, en bloques ordenados de específico a genérico (cada filtro “para la evaluación” al casar — el orden ES la lógica):
- Por rol (a qué bandeja de grupo iba dirigido el correo): Edu y Dani tienen carpetas Logs, Infra, Security, Facturación, Dev…; Txell tiene las suyas (Facturas, Legal, Hello).
- Por compañero (quién lo envía): carpetas Edu / Dani / Txell según el buzón.
- Eventos de calendario (asunto “Invitación a un evento”) — va ANTES que los filtros de proveedor a propósito: las invitaciones vienen de un remitente de Zoho y, si no, caerían en la carpeta Zoho (pasó, y se corrigió el 11-08). Las cancelaciones de calendario sí se quedan en Zoho — decisión consciente.
- Por proveedor (quién lo envía): GitHub (con subcarpeta Cuenta para los avisos
[GitHub]), Cloudflare, Hetzner, Claude (cubreclaude.ai,anthropic.comyclaude.com— este último se añadió el 11-08 al descubrir que se escapaban correos), Zoho…
Montado en el buzón de Edu el 10-08 (task #215) y replicado adaptado en los de Dani y Txell el 11-08 (task #216), con ~300 correos históricos re-clasificados por el conector de Zoho. Los filtros no se pueden gestionar por API — cambios, en Zoho web → Ajustes → Filtros (y se exporta backup antes).
Dos trampas aprendidas (detalle en la task #216):
- Los filtros solo actúan sobre correo nuevo: crear o corregir un filtro no re-clasifica lo ya recibido — eso se hace aparte (a mano o con el conector de Zoho de Claude).
- La carpeta
/Notificationno es tuya, es del clasificador de Zoho: Zoho desvía ahí notificaciones POR SU CUENTA antes de que pasen por la bandeja de entrada. Si un día parece que “no llega correo” o una limpieza retroactiva “no encuentra nada”, mirad/Notification— ahí estaba el 90% del correo histórico de Dani y Txell. Sus filtros inteligentes (Notification/Newsletter) no se pueden editar ni consolidar: no los toquéis.
Qué pasa entre bambalinas (resumen no-técnico)
- Cada servicio externo (Hetzner, GitHub, etc.) tiene un panel donde se configura “a qué email mandar avisos”. Estamos mapeando cada servicio a una de las bandejas.
- El SaaS y nuestros sistemas internos (informe semanal del Bibliotecario, alertas de errores de Django, etc.) ya están configurados en código para mandar a las bandejas correctas — eso es la “Fase 1” hecha el 18-05-2026.
- Los paneles externos se están configurando uno a uno — eso es la “Fase 2” (task workspace #59). Además, desde el 21-07-2026 los informes DMARC (
rua) decrearack.comychannelassistance.comllegan alogcrearack@(antes iban al Gmail personal de Edu). - El correo entrante de
crearack.com(desde 04-08-2026) entra por Cloudflare Email Routing (MX del dominio → Cloudflare → reenvío al grupo Zoho correspondiente). El SPF del dominio autoriza a Cloudflare Y a Zoho a la vez (include:_spf.mx.cloudflare.net include:zohomail.eu) — ojo si se toca ese TXT: al habilitar Email Routing, Cloudflare PISA el SPF existente y hay que re-fusionarlo a mano (pasó el 04-08, restaurado el mismo día).
Bus factor a vigilar
factu y legal van solo a Txell. Si Txell está fuera (vacaciones, baja, etc.), nadie ve facturas urgentes ni notificaciones legales. Cuando crezca el volumen valoraremos añadir auto-forward a Edu o un auto-reply de “estoy fuera, contactar a Edu”. hello no tiene este problema: lo ven los 3.
Streams (canal colaborativo de Zoho)
Las bandejas infra, dev-platform y security tienen activado Streams — una capa colaborativa estilo Slack lite integrada en Zoho Mail. Permite comentar dentro de un email recibido (sin reply-all) y asignar tareas. Funciona solo si lees el correo desde Zoho Mail web o app oficial (no funciona desde Gmail externo via IMAP). Las otras bandejas tienen Streams off porque son archivo o lectura pura, no requieren discusión.
Véase también
- [[entity—ops—catalogo-servicios-externos]]
- [[workspace—guias—what-is-workspace]]